Atenção usuários de email com anti-spam (Uol e Bol).
Certo, primeiro crie uma mensagem sem destinatário e salve como modelo. Depois va em ferramentas--filtros de mensagens-- adicione uma nova entrada-- coloque as condições de ação--e logo abaixo selecione ( responder com modelo) selecione o modelo e dê OK. Pronto. Quando quiser desativar basta ir ao mesmo menu desmarcar a opção do filtro.
Que parte você não compreendeu direito?