O que precisamos que esse servidor faça especificamente é: Selecionar os aniversariantes do dia de um banco de dados (sintam-se livres para indicar o melhor para isso), separar alguns títulos (tipo quando for algum pastor por exemplo, colocar invés de somente o nome colocar "Pastor fulano" no corpo do e-mail) e disparar em um horário pré determinado do dia de forma automática (optamos em fazer esse servidor pois fica inviável fazer uma mala direta normal usando o libreoffice porque não temos acesso ao espaço todos os dias mas podemos deixar esse servidor ligado la, por isso a necessidade que seja de forma automática). Seria no máximo uns 50 e-mails enviados por dia.
Primeiramente, parabéns pela iniciativa. E parabéns por incentivar o Software Livre.
Eu não conheço nada pronto pra fazer isso. Mas não me pareceu nada de extrema dificuldade, exceto a parte do envio dos emails.
Para o banco de dados, eu recomendo o uso do MySQL, ou pra ficar numa alternativa totalmente livre, do seu fork MariaDB.
O resto pode ser implementado com algumas rotinas em PHP, e você pode ter um grande auxílio do phpMyAdmin pra isso.
Fica o problema final de enviar mensagens diretamente a partir do Ubuntu de forma automática. Isso não é fácil de fazer, pois a maioria dos servidores de email atuais, tipo google, hotmail, yahoo, etc. vai fazer várias checagens de segurança pra evitar que spammers consigam enviar seu lixo. Você pode até conseguir fazer sua mensagem chegar ao destino, mas é muito provável que elas sejam classificadas como spam.
A alternativa que eu vejo seria você estudar sobre alguma forma de integrar o php com algum cliente local de correio, como o Thunderbird, e faça suas mensagens caírem na caixa de saída dele. Daí vc aciona o também, que vai estar configurado pra acessar o serviço de correio (nos termos do seu servidor, que provavelmente vai exigir uma conexão IMAPS numa porta tcp maluca), e ele envia suas mensagens. Nada simples.